Privacyverklaring Hulplijn Oost

Hulplijn Oost hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring vindt u belangrijke informatie over:


Verzameling en gebruik van persoonsgegevens
Hulplijn Oost verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens alleen als u deze zelf (bijvoorbeeld via een formulier op de website of telefonisch) verstrekt aan Hulplijn Oost, tenzij anders is aangegeven in deze privacyverklaring.

Toestemming: Voordat u persoonlijke gegevens in het formulier invoert, wordt u gevraagd akkoord te gaan met deze privacyverklaring, zoals voorgeschreven door het transparantiebeginsel.
Minimale Gegevensverzameling: HelpSamen (de ICT-toepassing van Hulplijn Oost) verzamelt niet meer informatie van de hulpvrager dan nodig, waarbij 'Doelbinding' leidend is, zoals omschreven in de 'Doeleinden voor gegevensverwerking'.
Gegevensdeling: Als u een hulpvraag indient, worden uw gegevens pas gedeeld met een hulpbiedersorganisatie op het moment dat deze organisatie de geanonimiseerde hulpvraag accepteert. Vanaf dat punt treedt de privacyverklaring van de desbetreffende organisatie in werking.
Andere Relaties: Indien u een hulpbiedersorganisatie, welzijnsorganisatie, burgerinitiatief, bedrijf of andere relatie van Hulplijn Oost bent, zijn uw gegevens zichtbaar voor de medewerkers van Hulplijn Oost.

Doeleinden voor de gegevensverwerking
Bij uw hulpvraag geeft u persoonsgegevens en mogelijk ook bijzondere persoonsgegevens door. Dit zijn bijvoorbeeld contactgegevens, medische gegevens of financiële gegevens die direct verband houden met uw hulpvraag. We verzamelen deze gegevens alleen als u vooraf uitdrukkelijk toestemming geeft via het hulpvraagformulier.
Wij verwerken uw gegevens voor het koppelen van hulpvragers met hulpbiedersorganisaties en voor het coördineren en ondersteunen van plaatselijke organisaties die bij Hulplijn Oost zijn aangesloten, zoals plaatselijke maatschappelijke organisaties, burgerinitiatieven en bedrijven.
Verder verwerken wij uw gegevens onder meer om bij te houden welke hulp u heeft ontvangen of verricht.
Daarnaast houden wij geanonimiseerde gegevens bij om het gebruik van de website te analyseren, zodat wij de functionaliteiten en inrichting van de website Hulplijn Oost kunnen verbeteren, aanpassen aan de voorkeuren van gebruikers en om ons te helpen om nieuwe diensten en systemen te ontwikkelen.

Het gebruik van AI
Binnen de ICT-toepassing HelpSamen wordt Kunstmatige Intelligentie (AI) uitsluitend gebruikt om een
anonieme hulpvraagomschrijving te maken. Het is ons uitgangspunt om geen persoonsgebonden informatie te verwerken met AI. Er worden alleen velden gebruikt die geen herleidbare persoonsgegevens bevatten, zoals de hulpcategorie, de toelichting waarom de hulp nodig is, geslacht en samenstelling huishouden.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van de hulpvraag en de coördinatie en ondersteuning van organisaties die bij Hulplijn Oost zijn aangesloten. Indien wij uw gegevens willen verstrekken aan andere derden, zullen wij daarvoor altijd uw toestemming vragen, tenzij wij wettelijk gerechtigd zijn om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.
Elke partij die zich aansluit bij Hulplijn Oost ondertekent een samenwerkingsovereenkomst en verklaart daarmee dat persoonlijke gegevens van hulpvragers uitsluitend gebruikt worden conform de privacyverklaring van de hulplijn.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Hulpvragers: Vijf jaar na beëindiging van de laatste hulpvraag worden de persoonsgegevens van de hulpvrager verwijderd.
Contactpersoon hulpvrager(s): De persoonsgegevens van een contactpersoon van een hulpvrager worden verwijderd als deze contactpersoon geen hulpvragers meer heeft waarvoor hij/zij als contactpersoon optreedt.
Contactpersoon organisaties: De persoonsgegevens van bedrijven, welzijnsorganisaties of andere relaties worden verwijderd binnen drie maanden nadat de betreffende organisatie een nieuwe contactpersoon aan Hulplijn Oost doorgeeft of deze organisatie haar relatie met Hulplijn Oost beëindigt.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij treffen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij systeembeveiligingsmaatregelen in acht genomen om uw gegevens te beschermen.

Verantwoordelijke en melding van de verwerking
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen die genoemd zijn in deze privacyverklaring is Stichting Hulplijn Oost, ook handelend onder de naam Hulplijn Oost.

Wijziging van het privacy beleid
Hulplijn Oost behoudt zich het recht voor om haar privacy-beleid en deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. Over belangrijke wijzigingen zullen wij u proberen per e-mail te informeren.

Contactgegevens
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of ons wilt verzoeken om inzage in of correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via de contactgegevens die op onze website staan vermeld.